Ustawienie krzeseł w sali konferencyjnej – kilka cennych porad

Warto zdawać sobie sprawę, jak ogromną rolę dla sukcesu i powodzenia zaplanowanego wydarzenia odgrywa starannie przemyślana, efektywna organizacja sali konferencyjnej. Wpływa na motywację, skupienie i dobre samopoczucia zgromadzonych gości. Prawidłowe ustawienie krzeseł w sali konferencyjnej będzie w dużym stopniu rzutować na komfort i wygodę uczestników zaplanowanego spotkania, czy eventu, zwłaszcza jeżeli potrwa wiele długich godzin. Profesjonalizm i gruntowne przygotowanie sali konferencyjnej to także wizytówka danej firmy, mogąca choćby nieświadomie wpłynąć na decyzje ważnych klientów albo kontrahentów. Jeśli w jakimś miejscu czujemy się bezpiecznie i dobrze, łatwiej jest nam bowiem budować trwałe i satysfakcjonujące relacje biznesowe.

Czym należy kierować się przy ustawianiu krzeseł konferencyjnych?

Kluczowy będzie tutaj cel i charakter samego spotkania – czy będzie to prezentacja bądź prelekcja wymagająca jedynie skupionego słuchania, czy może raczej warsztaty, szkolenia, skłaniające do wzajemnej integracji, burzy mózgów, pracy w grupach? Ustawienie krzeseł w sali konferencyjnej powinno być zawsze dopasowane do konkretnego wydarzenia, tak aby umożliwić jak najbardziej komfortowe korzystanie z dostępnej przestrzeni.

Warto wziąć pod uwagę także dostępność dodatkowych mebli oraz sprzętu elektronicznego – polecamy na przykład zastanowić się, czy każdy uczestnik powinien posiadać dostęp do własnego biurka oraz komputera? A może wystarczy niewielki pulpit do sporządzania notatek?

Jakie fotele i krzesła sprawdzą się najlepiej?

Oczywiście przy wyborze mebli do sali konferencyjnej należy kierować się wygodą i zasadami ergonomii oraz bezpieczeństwa. Krzesła powinny być odpowiednio wyprofilowane, wykonane z oddychających tworzyw oraz materiałów, zapewniające podparcie dla szyi i pleców, z wygodnym siedziskiem o odpowiedniej głębokości, najlepiej wyposażone dodatkowo także w podłokietniki.

Jednocześnie warto zwrócić uwagę na ich praktyczne aspekty: łatwość utrzymywania w czystości i w dobrej kondycji, lekkość i ustawność, tak aby w razie potrzeby można było przenosić je z miejsca na miejsce oraz bezproblemowo przechowywać. Krzesła konferencyjne powinny być dopasowane do przeciętnego wzrostu użytkowników, a najlepiej wybrać modele z możliwością regulacji.

Jak maksymalnie wykorzystać dostępną przestrzeń konferencyjną?

Sala konferencyjna ma gwarantować choćby minimum intymności i wolnej przestrzeni. To ważne, aby każdy uczestnik spotkania mógł poczuć się komfortowo. Sztuką nie jest bowiem stworzenie jak największej liczby stanowisk i miejsc – w zbyt ciasnym ustawieniu nikt nie poczuje się wygodnie, a poruszanie się będzie utrudnione.

Pomiędzy poszczególnymi siedzeniami muszą być zachowane zalecane odstępy. Każda osoba powinna także móc z łatwością udać się do wyjścia, na przykład w razie nagłego pogorszenia się samopoczucia, konieczności udania się do toalety, czy odebrania ważnego telefonu, bez konieczności żmudnego i krępującego przeciskania się w tłumie.

W jaki sposób krzesła w sali konferencyjnej powinny być ustawione w sposób ergonomiczny?

Różne sposoby ustawienia krzeseł w sali konferencyjnej, zarówno te bardziej, jak i mniej formalne, to przede wszystkim: tradycyjne ustawienie konferencyjne (kinowe), układ w kształcie podkowy, układ szkolny (przy biurkach), układ grupowy, układ bankietowy (przy jednym stole), układ swobodny (zamiast tradycyjnych krzeseł oraz stołów można wykorzystać miękkie siedziska, pufy, kanapy), układ elastyczny (pozwalający na dynamiczne i swobodne przearanżowanie dostępnej przestrzeni). Konkretne ustawienie krzeseł w sali konferencyjnej należy dopasować odpowiednio do danej sytuacji i specyfiki planowanego spotkania.

Co jeszcze wpływa na komfort sali konferencyjnej?

Poza wyborem odpowiednich krzeseł i ich starannie przemyślanym ustawieniem oraz rozmieszczeniem nie zapominajmy także o innych czynnikach, mających ogromny wpływ na nasz komfort i samopoczucie w warunkach biznesowych: optymalnej, najlepiej regulowanej temperaturze powietrza i sile nawiewu, dostępie do dziennego światła. Kluczowe znaczenie ma także wyposażenie sali w profesjonalny sprzęt audiowizualny, gwarantujący odpowiedni poziom nagłośnienia, ekran, rzutnik i inne przydatne pomoce naukowe.

FAQ:

Jakie wymagania stawia się salom konferencyjnym?

Każda sala konferencyjna powinna spełniać zasady BHP i być odpowiednio przystosowana do pomieszczenia danej liczby osób. Przyjmuje się, że każda osoba musi mieć zagwarantowane przynajmniej 2 metr wolnej przestrzeni, aby czuć się komfortowo i swobodnie. Oczywiście kluczowe jest także prawidłowe wyposażenie sali konferencyjnej, przede wszystkim w ergonomiczne krzesła lub fotele, w wysokiej jakości sprzęt elektroniczny i audiowizualny, w  sprawnie działającą klimatyzację.

Jak obliczyć maksymalną liczbę osób w sali konferencyjnej?

Ponieważ na jednego uczestnika spotkania powinny zgodnie z przepisami przypadać 2 metry kwadratowe wolnej przestrzeni, najlepiej cały metraż danego pomieszczenia podzielić zgodnie z tymi wytycznymi, zachowując dodatkowo pewien zapas na inne niezbędne elementy wyposażenia sali.

Jaki odstęp między krzesłami w sali konferencyjnej?

Pomiędzy poszczególnymi krzesłami w sali konferencyjnej należy zachować odstęp przynajmniej 30 cm, umożliwiający swobodę ruchów bez naruszania przestrzeni i strefy osobistej sąsiada. Ważne jest także zapewnienie przejść komunikacyjnych oraz pomiędzy kolejnymi rzędami siedzeń, a także nieprzekraczanie maksymalnej ilości krzeseł w jednym rzędzie.