Jaki układ stołów wybrać do sali konferencyjnej?

Planując konferencję, szkolenie, czy zebranie biznesowe, warto starannie zaplanować nie tylko kwestie czysto merytoryczne, ale również względy praktyczne. Odpowiednie przygotowanie sali, w której ma odbyć się dane spotkanie, to jeden z najważniejszych elementów, rzutujących w dużej mierze na powodzenie całego przedsięwzięcia. Dlaczego tak się dzieje? Jeżeli dobrze i komfortowo czujemy się w danym miejscu, to stajemy się zdecydowanie pozytywniej nastawieni, spokojniejsi, chętni do wysłuchania prezentowanych treści i bardziej zaangażowani.

Jak zatem zadbać o odpowiednie zaaranżowanie sali konferencyjnej, a przede wszystkim o prawidłowe ustawienie stołów? Czy da się jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, jaki układ stołów w salach konferencyjnych sprawdza się najlepiej? Warto się nad tym ciekawym tematem głębiej zastanowić.

Czy układ stołów w sali konferencyjnej ma duże znaczenie?

Zdecydowanie tak, ponieważ wpływa znacząco na komfort i ergonomię zaproszonych gości, wygodę, odpowiedni odbiór, zdolność skupienia się i koncentracji, a także na atmosferę i wydźwięk całego spotkania. Układ stołów w salach konferencyjnych może wręcz przyczynić się do większego lub mniejszego sukcesu organizowanego zdarzenia. To ważne, aby każdy uczestnik miał odpowiednią ilość wolnej przestrzeni dookoła siebie, umożliwiającą bezproblemową zmianę pozycji, a także zapewnioną dobrą widoczność oraz jakość dźwięku. Mile widziane byłoby ponadto miejsce na odłożenie kubka z napojem, czy sporządzanie notatek.

W jaki sposób mogą być ułożone stoły w typowej sali konferencyjnej?

Układ stołów w salach konferencyjnych to ważna i znacząca kwestia. Każdy z układów posiada swoje plusy i minusy i sprawdzi się lepiej lub gorzej, w zależności od rodzaju i specyfiki zaplanowanego wydarzenia. Niektóre z nich będą bardziej oficjalne i formalne, a inne luźniejsze i bardziej swobodne, umożliwiające swobodną interakcję pomiędzy uczestnikami danego spotkania, czy eventu.

Najbardziej popularnym i najczęściej stosowanym układem jest tak zwany układ kinowy, czyli typowo konferencyjny, skupiający się głównie na możliwości słuchania przemawiającego oraz układ szkolny, w którym to uczestnicy usadowieni są przy biurkach lub stolikach. Jeśli jednak zależy nam na mniej formalnym charakterze spotkania, o wiele lepiej sprawdzi się układ bankietowy, gromadzący zaproszonych gości przy jednym, wspólnym stole, układ grupowy lub wręcz całkowicie swobodny, gdzie zamiast konferencyjnych krzeseł oraz stołów sięga się po różnego rodzaju miękkie i wygodne siedziska, pufy, bądź kanapy.

Który sposób ułożenia sprawdzi się najlepiej?

Generalnie nie ma prostej ani jednoznacznej odpowiedzi na powyższe pytanie. Wiele zależy bowiem od możliwości metrażowych danego pomieszczenia, a przede wszystkim od specyfiki konkretnego wydarzenia, które planuje się w danym miejscu zorganizować. Czy będzie ono bardziej, czy może mniej formalne, ile osób będzie się miało na nim pojawić, jak długo potrwa, czy będzie wymagało częstych zmian pozycji, różnego rodzaju aktywności i interakcji pomiędzy uczestnikami, czy raczej statecznego siedzenia i słuchania prelekcji albo wygłaszanej prezentacji? Kiedyś najczęściej wybieranym układem podczas różnego rodzaju eventów i konferencji był układ klasyczny, taki na kształt litery U lub w rzędach, dziś jednak powoli odchodzi się od takich trendów na rzecz bardziej swobodnych i luźnych ustawień, sprzyjających wzajemnej wymianie zdań, pracy w grupach oraz integracji.

FAQ

Jak powinna wyglądać sala konferencyjna?

Sala konferencyjna powinna spełniać niezbędne wymogi BHP, zapewniać uczestnikom spotkania odpowiednią ilość miejsca, prawidłową widoczność oraz jakość dźwięku. Ważne, aby przebywanie w takim miejscu, zwłaszcza wielogodzinne, było ergonomiczne oraz komfortowe –  pod względem umeblowania, optymalnej temperatury, swobodnego dostępu do wyjścia w razie nagłej potrzeby.

Co charakteryzuje dobrą salę konferencyjną?

Dobra sala konferencyjna powinna być w odpowiedni sposób przygotowana do organizacji różnego rodzaju eventów i spotkań, zaopatrzona w odpowiednie wyposażenie, czyli meble oraz sprzęty elektroniczne, prawidłowo wentylowana oraz oświetlona.

Jak sprawić, by sala konferencyjna była wygodniejsza?

Przede wszystkim kluczową rolę odgrywa odpowiednie ułożenie krzeseł, dopasowane stricte do specyfiki danego, zaplanowanego wydarzenia. Warto również zainwestować w komfortowe i ergonomiczne fotele, ciekawy design całego pomieszczenia, dodatkowe udogodnienia, jak chociażby dyspenser na wodę, czy ekspres do kawy.